Rapat biasa diartikan sebagai berkumpulnya sekelompok orang dalam menyatukan pemikiran tujuannya dalam melancarkan urusan sebuah organisasi atau perusahaan. Namun kali ini kainsutera.com akan membahas seputar jenis-jenis rapat yang mungkin sebagian dari remaja kita belum mengetahuinya. Rapat biasanya terdiri dari sekelompok orang atau organisasi berfungsi untuk membicarakan dan mendiskusikan satu kegiatan dan permasalahan atau tujuan yang akan dilakukan baik itu diasaat berada dalam situasi formal maupun non formal. Rapat sendiri memiliki jenis yang bermacam-macam Semuanya tergantung dari cara pandang serta dalam segi tinjauannya.
Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Tujuan
1. Rapat Penjelasan Teaching Conference merupakan rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan penjelasan kepada seluruh anggota mengenai kebijaksanaan yang dilakukan oleh ketua kelompok atau pimpinan organisasi mengenai prosedur kerja baru. Biasanya, ketua kelompok atau pimpinan dalam organisasi mengadakan rapat ini, agar anggotanya dapat mengetahui jobdesk kerja apa saja yang harus mereka lakukan, dan apa targetan yang harus mereka capai.
2. Rapat Pemecahan Masalah Problem Sulfing Conference merupakan rapat yang dilakukan apabila dalam sebuah organisasi terdapat berbegai macam persoalan yang sulit untuk diatasi. Dalam rapat ini akan dibicarakan langkah apa yang harus mereka lakukan, dan solusi apa yang mereka dapat lakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sehingga semua kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dapat tersu berjalan sesuai dengan rencana.
Dalam sistem manajemen POAC atau planning, organizing, actuacting, controling, rapat ini akan sering diadakan, terutama pada saat proses actuacting dan controling ketika permasalahan mulai timbul. Permasalahan yang muncul harus segera diatasi demi lancarnya kegiatan organisasi.
3. Rapat Perundingan Negotiation Conference biasanya rapat yang dilakukan pula ketika terdapat masalah. Namun masalah di sini adalah masalah yang terjadi akobat adanya perselisihan antara organisasi dengan pihak yang bekerja sama, atau pihak lain yang terkait. Rapat dilakukan bukan dengan anggota organisasi, namun dengan pihak lain tersebut.
Dalam rapat ini, akan dilakukan semacam perundingan atau negosiasi untuk menghindari pertikaian yanng memanas. Perundingan ini akan menghasilkan solusi yang tidak merugikan kedua belah pihak, dan disepakati oleh keduainya.
Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
1. Rapat formal merupakan sebuah rapat yang diadakan dengan resmi dan terencana. Di mana biasanya anggota rapat ini diundang secara resmi, dan rapat dilakukan dengan susunan acara yang teratur.
2. Rapat informal berbanding terbalik dengan rapat formal. Biasnya rapat ini terjadi secara mendaadak dan tidak terencana sebelumnya. Anggota rapat pun bisa siapa saja. Biasanya, rapat ini terjadi ketika ada beberapa orang yang bertemu, dan secara tidak sengaja menemukan sebuah rencana. Akhirnya, mereka membicarakan rencana tersebut, dan hasilnya dapat dibawa ke rapat formal untuk dibicarakan bersama anggota lainnya.
3. Rapat terbuka biasanya dapat dihadiri oleh siapa saja, dan sifatnya tidak rahasia. Anggota yang dapatng untuk menghadiri rapat ini bersifat umum.
4. Rapat tertutup adalah kebalikan dari rapat terbuka. Rapat ini hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk membahas hal-hal yang sifatnya rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang banyak.
Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
1. Rapat mingguan merupakan rapat yang telah dianggendakan untuk diadakan setiap satu minggu. Dalam rapat ini akan dibahas berbagai pekerjaan yang telah dikerjakan beserta permasalahan dihadapi oleh anggota dalam menjalankannya. Sehingga dalam rapat ini akan dilakukan evaluasi kinerja serta apa saja pekerjaan yang harus mereka lakukan selanjutnya untuk 1 minggu mendatang.
2. Rapat bulanan hampir sama dengan rapat mingguan. Rapat ini merupakan rapat rutin yang dilakukan setiap bulan untuk membahas berbagai permasalahan dan peristiwa yang terjadi dalam 1 bulan yang telah berjalan.
3. Rapat semester ini dilakukan setiap semester. Tujuannya sebagai evaluasi kinerja selama 6 bulan serta untuk menentukan langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk 6 bulan berikutnya. Rapat tahunan sama seperti rapat lainnya, merupakan rapat rutin yang teragenda, namun dilakukan sekali dalam satu tahun.
4. Rapat rutin merupakan rapat yang secara rutin harus dilakukan, telah diagendakan dan ditentukan waktunya. Rapat ini dapat dilakukan secara mingguan, bulanan, serta tahunan.
5. Rapat insidental berbeda dengan rapat rutin. Rapat ini tidak dilaksanakan berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, tetapi berdasarkan kepada permasalahan yang sedang dihadapi. Rapat ini biasanya baru akan dilaksanakan apabila anggota mendapat masalah yang sangat penting, dan harus segera dipecahkan bersama solusinya.
Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Namanya
1. Rapat kerja merupakan rapat yang dilakukan oleh seluruh anggota. Di mana dalam rapat ini akan dibahas semua rencana kerja dan targetan organisasi. Begitu pula dengan pembagian job desk kerja dalam periode waktu yang ditentukan. Namun, biasanya rapat ini hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun. Semua pembagian tugas dalam rapat ini menjadi agenda besar yang harus terselesaikan dan akan diadakan rapat evaluasi kerja untuk membahas permasalahan yang ada, dalam waktu yang sifatnya insidental.
2. Rapat dinas biasanaya rapat yang diadakan apabila terdapat berbagai kepentingan pembicaraan mengenai urusan kantor sehari-hari dan menyangkut kedinasan. Rapat ini biasanya diadakan oleh intansi atau kantor.
3. Rapat Musyawarah kerja merupakan rapat untuk membiacarakan masalah yang sifatnya untuk mencapai kata sepakat pada anggota. Biasanya, rapat ini diadakan apabila ada anggota yang dalam perjalanan pelaksanaan tugas merasa tidak sepaham, dan terjadi protes kepada pimpinan. Kemudian diadakanlah musyawarah untuk mencapai kata sepakat.
Macam Macam Rapat Berdasarkan Keanggotaan
4. Rapat pimpinan merupakan rapat yang dihadiri oleh para petinggi organisasi. Biasanya dalam rapat ini, mereka akan membahas mengenai kepentingan yang berpengaruh pada kinerja organisasi. Selain itu, biasanya para petinggi ini juga membahas berbagai masalah yang tidak dapat diatasi oleh anggota lainnya, dan hanya berhubungan dengan mereka, untuk kelangsungan organisasi tersebut. Rapat ini juga membahas tanggung jawab tiap pimpiman departemen atau divisi serta manajemen yang mereka lakukan untuk kelangsungan organisasi.
5. Rapat Divisi merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tiap divisi saja untuk membicarakan masalah pembagian kerja atau masalah yang mereka hadapi.
6. Rapat Umum adalah rapat yang dihadiri oleh anggota organisasi. Di mana, biasnya rapat ini diadakan untuk menginformasikan kebijakan perusahaan yang akan berpengaruh terhadap pembagian kerja anggota.
Macam macam rapat sebenarnya memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut. Tidak semua organisasi melakasakan Jenis Jenis rapat yang telah dijelaskan, namun terkadang tiap organisasi tersebut akan melaksanakan rapat yang disesuaikan dengan cara kerja mereka. Karena tiap organisasi memiliki cara kerja dan kebutuhan yang berbeda-beda. Namun, rapat tetap memegang peranan penting dalam kinerja organisasi, karena rapat merupakan komunikasi yang sangat efektif bagi tiap anggota organisai.